Cuáles son las cualidades de una buena secretaria

 

Muchos ambientes empresariales requieren los servicios de una secretaria para que responda las llamadas, organice archivos y realice otras tareas administrativas.  Existen varias cualidades claves que se requieren en una secretaria.

Organización

Una buena secretaria debe ser muy organizada, particularmente si es responsable de trabajar con varios departamentos a la vez. Esto consiste de archivar los documentos correcta y organizadamente, mantener organizados los suministros y mantener organizados los gabinetes de archivos.

Modales al teléfono

Algo sumamente importante dentro de las responsabilidades de una secretaria es responder el teléfono. Esto se puede centrar en transferir llamadas a toda la oficina o tratar con clientes. Debe de tener una voz profesional al responder el teléfono y debe ser educada en todo momento.
 

Resolución de problemas

Las secretarias deben de tener la capacidad de solucionar problemas con poca o nula direccion Esto puede tratarse de pequeños problemas, como la programación de una sala de conferencias y artículos agotados, y también puede tratarse de problemas mayores, como la crisis de un cliente.

Habilidades de captura

Las secretarias capturan gran cantidad de información escrita para una oficina, así que sus habilidades de captura deben estar a la par.
 Escrito por jamar belcher |

CUALIDADES FISICAS DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA.

Cabe recalcar que la secretaria ejecutiva es la imagen de la empresa, por lo que habitualmente reciben a los visitantes a su llegada, en algunos casos la recepción es el lugar de encuentro y en otros, la sala de visitas o la propia secretaría.

ADECUADA MODULACION DE LA VOZ

Una secretaria es en mayor parte de las ocasiones, la primera persona que recibe a los clientes o invitados, y por lo tanto da la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa, por lo tanto su tono de voz debe ser claro y al mismo tiempo delicado, suave, y armonioso.

AGUDEZA VISUAL

Es una cualidad física muy importante porque la secretaria siempre tomará dictados, revisará documentación interna o externa, además en la presentación de proyectos no podrá surgir inconvenientes de visualidad, sería fatal el que falle con sus

COORDINACION DE MOVIMIENTOS

Sus movimientos deberán ser coordinados, no podrá tener tips nerviosos a la hora de caminar en las diferentes áreas de la empresa, en lo que se refiere a digitación de textos sus dedos deberán utilizar el teclado correctamente tal y como lo indican las técnicas secretariales.

Sus piernas deberán permanecer cerradas en posición recta al igual que su postura, deberá siempre caminar y sentarse con altivez y cortesía.

EXCELENTE PRESENTACION

Una secretaria eficiente, debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes, debe llevar un maquillaje y peinado adecuados. Escrito  por : ACUARIUS